Qué es un libro de trabajo de OpenOffice Calc?

Podemos decir que un libro en calc  es un archivo de datos que creamos con OpenOffice Calc, y tiene como  extensión .ods.

Mientras trabajamos dentro de un libro podemos tener varias hojas de trabajo

Celdas (columnas y filas)

Las columnas están nombradas por letras (A, B, C...) y las filas son numeradas desde el 1 hasta 65536.

 

  

Para identificar una celda se cruzan la letra de columna y el número de fila.

Ejemplo:  B3.

Para seleccionar una sola celda nos situamos sobre ella, hacemos click con el ratón o  desplazándonos con los cursores del teclado.

Seleccionar un rango de celdas

Un rango es un grupo de varias celdas seleccionadas  dentro de una hoja de trabajo, para seleccionar las celdas hacemos click en una celda, y manteniéndolo pulsado arrastraremos el ratón hasta tener cubiertas las celdas deseadas, y asi tenemos un rango.

Ojo para seleccionar filas completas click en el número de fila  y para seleccionar toda una columna click en la letra de le columna.

Referencias relativas

Si copiamos una fórmula con referencias relativas, dicha  fórmula cambiará dependiendo de dónde vayamos a copiarla y la posición donde se encuentre. Por ejemplo:

Como hemos visto lo que variará es la referencia a celda  A2

Referencias absolutas

Si copiamos una fórmula con referencias absolutas, la fórmula no variará y se determina anteponiendo el signo $ en la fila o columna. Supongamos el ejemplo.

 

Se denomina referencia mixta cuando se  antepone $ o bien a la fila o a la columna =$A1 (Aquí variara solo la columna) ó  =A$1  (Solo variara la fila)       

Formato de celdas

Desde la barra de herramientas de OpenOffice Calc podemos aplicar algunos formatos 

de texto, tales como el tipo  y tamaño de letra,

 
alineación   (izquierda, centrado, derecha) y características de formato 

(negrita, cursiva, subrayada).

Otra manera de cambiar el formato de una celda o rango después de haberlas seleccionado es ir al menú Formato, Celdas y veremos una ventana con varias pestañas en su parte superior:

•  Formato de celda numérico

Nos ubicamos en la ventana Formato de celdas y seleccionamos la pestaña Números.

En el apartado Categoría seleccionamos el tipo de dato, y dependiendo de cuál sea se nos mostrarán a la derecha unas u otras opciones de configuración.

Podemos también definir el número de decimales, mostrar separador de miles, hacer que los números negativos se muestren en rojo, etc.

Una vez seleccionada la configuración deseada haremos click en Aceptar. 

 

•   Formato de fuente en celdas

Nos ubicamos en la ventana Formato de celdas seleccionaremos la pestaña Fuente.

En esta ventana como vemos, podemos seleccionar varias opciones de configuración referentes al texto.

En la parte inferior de la ventana se nos mostrará una pre visualización de lo que estemos configurando.

Podremos cambiar más rápidamente el color de la letra desde el icono de la barra de herramientas  .

 

•   Alineación de celdas

Dentro de la ventana Formato de celdas seleccionaremos la pestaña Alineación.

Después de haber seleccionado las configuraciones deseadas haremos click en el botón Aceptar.

   

•  Bordes en celdas

Dentro de la ventana Formato de celdas seleccionaremos la pestaña Borde.

En ella podemos configurar entre otras cosas el estilo de línea, sombra, color...

También podemos usar el icono  de la barra de herramientas Formato.

  

•         Color de fondo de las celdas

Dentro de  la ventana Formato de celdas para configurar el color de fondo de las celdas seleccionaremos la pestaña Fondo.

• Proteger celdas

Dentro de la ventana Formato de celdas seleccionaremos la pestaña Protección de celda.

Marcando la casilla Protegido se impedirá que se modifique el contenido de las celdas seleccionadas.

Marcando la casilla Ocultar fórmulas no se mostrarán éstas en la barra de fórmulas.

Para que estas configuraciones tengan efecto, hemos de ir posteriormente al menú Herramientas, Proteger documento y seleccionar Hoja (se nos pedirá una contraseña que deberemos introducir si deseamos desbloquear posteriormente). 

Validación de datos

En Calc existe un mecanismo que verifica que los datos introducidos se adaptan a los requisitos de cálculo: las validaciones.

Son pautas o reglas que le podemos dar al usuario para orientar los datos que ingrese ademas definen el tipo de alcance y rango que pueden tener los datos que contenga una determinada celda.

Para definir estas reglas debemos hacer lo siguiente:

• Seleccionamos la celda o rango de celdas sobre las que queremos aplicar la validación y hacemos clic en el menú  Dato  >  Validez.

• Nos aparecerá un cuadro de diálogo. En la pestaña Criterios, seleccionaremos el formato del valor a introducir, y una vez determinado éste podremos establecer una restricción sobre el valor, ya sea de forma comparativa o absoluta.

• En la ventana Ayuda de entrada introduciremos un texto de ayuda que le aparecerá al seleccionar una celda, por ejemplo: “Introduzca números menores de 5”.

  

   

• Por último en Mensaje de error podremos determinar la alerta que saltará cuando el usuario introduzca un valor que no se ajuste a las reglas que hemos definido. Hay tres tipos de alertas:

 

• Stop rechaza la entrada incorrecta y muestra un diálogo que se debe cerrar pulsando  Aceptar.

• Advertencia o Información muestra un diálogo que se puede cerrar pulsando  Aceptar o Cancelar. La entrada incorrecta sólo se rechaza si se pulsa Cancelar.

• La opción Macro nos permite, a través del botón examinar, que se ejecute una macro  en caso de error.

La regla de validación forma parte del formato de la celda y por lo tanto es susceptible de ser  Cortada, Copiada y Pegada.

Formato condicional

Con el formato condicional definiremos cómo se deben mostrar las celdas dependiendo del dato que contengan (por ejemplo, podemos querer que si una celda contiene un número negativo se muestre resaltada en rojo).

Para aplicar formato condicional a una celda o rango iremos al menú Formato, Formato condicional. Nos aparecerá un cuadro de diálogo que nos permitirá especificar hasta tres condiciones:

 

   

Funciones

Las funciones son fórmulas incorporadas en OpenOffice Calc.

Una función es una fórmula predefinida por OpenOffice.org Calc (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

Su sintaxis es muy fácil de aplicar

•  Insertar funciones manualmente

Si conocemos los argumentos de la función que deseamos usar podemos insertarla escribiéndola directamente en la celda, o bien desde la barra de fórmulas, primero se coloca el signo =  luego el nombre de la función  y dentro de los paréntesis  parámetros (números, textos, referencias a una celda o rango de ellas, otras funciones, etc.) separados con punto y coma. Ejemplo:

•         Insertar funciones desde el asistente

Podemos insertar funciones usando el asistente incorporado en OpenOffice Calc, después de habernos situado en la celda deseada podemos acceder al asistente asi: 

•       Iremos al menú Insertar, luego click en  Función.

•   O haciendo click directamente sobre el icono de Asistente: funciones

 Después de esto aparece la  ventana Asistente de funciones, en la cual :

1.      seleccionaremos una categoría en el cuadro de lista Categoría, también  seleccionamos  la  Función  deseada.

2.      Una vez elegida una, click en Siguiente.

3.      A continuación introduciremos los argumentos deseados.

4.      En la parte inferior derecha se nos muestra el resultado actual de la misma.

5.      Fijémonos cómo se va creando la función en la parte inferior de la ventana a la vez que en la barra de fórmulas de OpenOffice Calc.

6.      Cuando hayamos definido los parámetros haremos click en Aceptar para que se cree la función y se muestre el resultado en la celda.

•  Funciones comunes

Entre las funciones más comunes tenemos:

SUMA, RAIZ, PRODUCTO, RESIDUO,POTENCIA: Se aplican a  todos los números de las celdas o  de un rango seleccionado.    
                    

Sintaxis y Ejemplo SUMA:

Selección de un rango	Ingresando números	Ingresando las celdas
=SUMA(A1:A8)	=SUMA(2;3;4;5)	=SUMA(A1;B2;C3)

Sintaxis y Ejemplo RAIZ:

Ingresando números	Ingresando las celdas
=RAIZ(9)	=RAIZ(A3)

Sintaxis y Ejemplo PRODUCTO:

Selección de un rango	Ingresando números	Ingresando las celdas
=  PRODUCTO (A3:A5)	=PRODUCTO(9;2;1)	= PRODUCTO (A3;A4;A5)

Sintaxis y Ejemplo RESIDUO:
 

Ingresando números	Ingresando las celdas
=RESIDUO(7;3)	=RESIDUO(A3;A4)

Sintaxis y Ejemplo POTENCIA:

Ingresando números	Ingresando las celdas
=POTENCIA(7;2)	=POTENCIA(A3;A4)

•  Funciones condicionales

FALSO: Devuelve el valor lógico Falso.

Sintaxis:  FALSO( )

También puede escribir la palabra Falso directamente en la hoja de cálculo o en la fórmula y OpenOffice Calc la interpreta como el valor lógico Falso. 

O: Devolverá Verdadero si alguno de los argumentos es Verdadero>, o devolverá Falso si todos los argumentos son Falso.

Sintaxis:  O(valor_lógico1;valor_lógico2;...)

NO: Invierte el valor lógico del argumento. Use ésta función cuando desee asegurarse de que un valor no sea igual a otro valor específico.

Sintaxis:  NO(valor_lógico)

Y : Devuelve Verdadero si todos los argumentos son Verdadero; devuelve Falso si uno o más argumentos son Falso.

Sintaxis:  Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...)

SI: Devuelve un valor si la condición especificada es Verdadero y otro valor si dicho argumento es Falso.

Sintaxis:  SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

VERDADERO: Devuelve el valor lógico Verdadero.

Sintaxis:  VERDADERO( )

•  Funciones de búsqueda

Entre las funciones más comunes tenemos:

BUSCAR:  Busca un valor preestablecido en un vector .

Sintaxis:  BUSCAR(Criterio de búsqueda;vector_comparacion;vector_resultado)

BUSCARV: Busca un valor en la primera columna de un rango dado.

Sintaxis:BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)  
 

BUSCARH: Busca por filas y devuelve  un valor indicado dentro del rango .

Sintaxis:BUSCARH(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_fila;ordenado)

 

COINCIDIR: Busca un valor dentro de un rango y devuelve la fila o columna en la que se encuentra.

Sintaxis:  COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)

Utilice esta función en lugar de las funciones BUSCAR() cuando necesite conocer la posición de un elemento en un rango en lugar del elemento en sí. 

COLUMNAS: Devuelve el número de columnas de una referencia o matriz.

Sintaxis:  COLUMNAS(A2:C5)

FILAS: Devuelve el número de filas de una referencia o matriz.

Sintaxis:  FILAS(A2:C5)

HIPERVÍNCULO: Crea un acceso directo o salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, intranet o Internet. Cuando haga clic en la celda que contenga esta función, OpenOffice Calc abrirá el archivo almacenado en vínculo.

Sintaxis:  HIPERVÍNCULO(“URL”; “texto de celda”)

•  Funciones de búsqueda

CONTAR: Cuenta el número de celdas que contienen números y los números en la lista de argumentos.

Sintaxis:  CONTAR(ref1;ref2;...)

CONTARA: Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumentos. Podemos usar esta función para contar el número de celdas que contienen datos en un rango o matriz.

Sintaxis:  CONTARA(valor1;valor2;...)

K.ESIMO.MAYOR: Devuelve el k-ésimo valor mayor de un conjunto o rango de datos.

Sintaxis:  K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)

k: representa dentro de la matriz o rango de datos la posición del dato a devolver, determinada a partir del mayor de los valores.

K.ESIMO.MENOR: Devuelve el k-ésimo valor menor de un conjunto o rango de datos.

Sintaxis:  K.ESIMO.MENOR(matriz;k)

MÁX: Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasarán por alto.

Sintaxis:  MÁX(número1;número2;...)

MÍN: Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasarán por alto.

Sintaxis:  MÍN(número1;número2;...)

MODO: Devuelve el valor que más veces se repite

Sintaxis:  MODO(matriz)

PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

Sintaxis:  PROMEDIO(número1;número2;...)

•  Funciones de matematicas

SENO, COS, TAN: Su aplicación y sintaxis es similar  basta con  declarar la función y  la celda donde esta e valor a calcular.

Sintaxis:  SENO(A1)

ABS : Devuelve el valor absoluto de un número. El valor absoluto de un número es el número sin su signo.

Sintaxis:  ABS(A1)

CONTAR.SI: Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

Sintaxis:  CONTAR.SI(rango;criterio)

REDONDEAR: Redondea un número al número de decimales especificado.

Sintaxis:  REDONDEAR(número;decimales)

Imprimir Hoja o área

•  Impresión de una hoja

Antes  de imprimir por seguridad  debemos  guardar  el trabajo

Y a continuación hacemos:

1.      Menu Archivo

2.      Imprimir y aparecerá esta ventana

Aquí podremos seleccionar el número de copias asi como las propiedades de la misma

•  Para definir un area de impresión

1. Seleccione las celdas que desea imprimir.

2. Seleccione Formato - Áreas de impresión - Definir intervalo de impresión.

Configuración : Márgenes y encabezados

Para configurar determinados aspectos de la configuración tales como márgenes, encabezado y pie de página, etc.

Lo realizamos ingresando a:

   

•      Menú Formato

•      Página

 

Si pulsamos en el botón Editar nos aparecerá un cuadro como el siguiente:

En ella apreciamos tres grandes cuadros que se corresponde con la división que hace Calc de los encabezados y pies de página: parte derecha, central e izquierda. Podemos introducir en cada uno de ellos lo que consideremos oportuno, tan sólo debemos colocar el cursor en el cuadro correspondiente y teclear.

Al final para ver los cambios:

Ingresamos al menú  Archivo > Vista preliminar